Klumme: Kære leder - sæt forstyrrelserne i system

Wenche Strømsnes er direktør i virksomheden BetterMeetings. Tidligere har hun været direktør i Center for Ledelse (Aarhus og København). Foto: Kim Haugaard

Klumme: Kære leder - sæt forstyrrelserne i system

Modtagerens email *:
Din e-mail *:
Dit navn *:
Evt. kommentar:

*) skal udfyldes.

Jeg arbejder med møder. Det gør mig travl, for langt de fleste virksomheder oplever, at de drukner i møder.

Det skaber dårlig jobtilfredshed, svag handlekraft og det koster dyrebar tid. Rigtig mange møder genererer i sig selv flere møder, fordi det, der foregår, er for uklart, eller fordi de beslutninger, der bliver taget, ikke overlever eftertanken. Det aftalte holder simpelthen ikke, når det skal føres ud i livet, fordi man overså noget, da man tog beslutningen.

En nyere kilde til mange møder er faktisk de velmenende principper om at skære for eksempel 25 procent af alle møder. Så man gør en time til 45 minutter og en halv til godt 20. Den reelle konsekvens er, at man flytter opgaver fra det synlige - møderne - til det usynlige, og det koster. Pludselig har man mistet alle de fordele, der er i at mødes.

For møder indeholder flere fordele end ulemper. De er helt afgørende for en virksomheds fremdrift.

Det er her, man samarbejder om at løfte niveauet i alle de handlinger, der skal drive forretningen fremad. Opgaven er dermed ikke at fjerne møder, men at løfte kvaliteten af dem. Bedre møder skaber færre møder.

Videnskaben er ret klar, når det kommer til at forbedre mødekvalitet. Der er kun én vej: Forberedelse. Det handler blandt andet om, at der både skal individuel tænketid og samtaler i grupper til for at optimere den enkeltes bidrag til helheden.

Det paradoksale er, at tre ud af fem møder gennemføres uden tilstrækkelig forberedelse. At møde op uforberedt og forvente at kunne håndtere samtalen på rutinen er ikke bare arrogant, men faktisk også kontraproduktivt, fordi de handlinger, der aftales, ofte ikke overlever eftertanken.

Jeg drøfter dette dilemma med ledere dagligt. Det største problem er tid! Mangel på tid.

Mange ledere har væg-til-væg møder, det vil sige at hele dagen er pakket sådan, at man går fra det ene møde til det næste. Man kan have de bedste intentioner om handling, når man går ud af mødet, men når dagen er gået, og de mange møder er "veloverstået," så er der kun begrænsede kræfter tilbage til at få fulgt op og forberedt sig til det næste. Alt for mange vælger at leve med dårlige møder.

Det er helt grundlæggende personlige vaneændringer, der skal til for at bremse op og vende rytmen i arbejdskalenderen, så der bliver plads til at afholde og deltage i møder af højere kvalitet. Gevinsten er, at behovet for møder reduceres, når kvaliteten øges.

Det er alles ansvar. Mødeleder og mødedeltager!

Nøglen til at løse dette dilemma er at få bugt med de mange falske arbejdsopgaver, som tager plads op i en arbejdsdag. Det er forstyrrelser, der lægger beslag på arbejdstimer, fordi de enten skal håndteres med det samme eller planlægges til senere.

Jeg kalder dem falske, da de måske nok føles som arbejde, men egentlig ikke bidrager til, at kerneopgaven løftes bedre. Dygtige ledere analyserer disse forstyrrelser og sætter dem i system.

Her er nogle at de greb, som jeg har oplevet ledere anvende med succes.

Om planlægning af møder:

  1. Accepter ikke at deltage i møder uden dagsorden.
  2. Bloker tid i kalenderen til forberedelse, når du accepterer en mødeindkaldelse.
  3. Sørg for, at der er luft i kalenderen før og efter et møde til at få klaret hovedet.

Om at skaffe sig tid:

  1. Sæt tid af til faste opgaver i din kalender, og lad dig ikke forstyrre af dem uden for denne tid.
  2. Lær at skelne mellem afbrydelser, der er nødvendige for at løse din kerneopgave, og afbrydelser, der lige så godt kan vente.
  3. Brug faste møder med fast frekvens til alt det, der kræver koordinering og undgå at bruge tid på det mellem møder.

Om samarbejdet:

  1. Bed kolleger om at notere kommentarer og spørgsmål frem for at afbryde ofte.
  2. Planlæg faste én-til-én møder med dem, der refererer til dig og brug dem på det, de har noteret. Det vil sige; lad dem sætte dagsorden for netop disse møder.
  3. Brug daglige tjek-ind møder til hverdags-koordinering. For eksempel stående kaffemøder hver morgen.

Samtale er noget af det stærkeste, der findes på en arbejdsplads. Et godt kollegaskab indeholder samtaler, der er meningsfyldte, energigivende og fremadrettede.

Struktur og systemer er med til at skabe rammerne for dette. Det begynder med en personlig handling. At forstyrrelser analyseres og sættes i system.

Klumme: Kære leder - sæt forstyrrelserne i system

Modtagerens email *:
Din e-mail *:
Dit navn *:
Evt. kommentar:

*) skal udfyldes.

Annonce
Annonce
Annonce
Annonce